Det største benspænd i en rekrutteringsproces er ikke altid manglende kandidater, det er manglende tid, som er aktivt afsat til det. Rekruttering skal altså i kalenderen – ligesom ethvert andet forretningskritisk møde
Jeg har mødt en del ejerledere, som forsøger at ”klemme rekrutteringen ind” mellem andre opgaver. Læsning af ansøgninger sent om aftenen eller en samtale hist og her. Men rekruttering kræver overblik, fordybelse og tilstedeværelse. Det får man ikke på farten. Derfor er mit klare råd at blokke din kalender til de forskellige dele af rekrutteringsprocessen allerede fra start – blok gerne en halv dag ad gangen i stedet for 30 minutter hist og her.
Det præcise antal timer, som du skal sætte af, svinger selvfølgelig afhængigt af antallet af ansøgninger og samtaler, og hvor rutineret du er i disciplinen. Her er en liste over steps, du skal blokke kalenderen til:
Behovsafdækning og forberedelse: Start med at lave en behovsafklaring og jobprofil – hvad er den rette profil til at løse opgaven? Ikke bare en erstatning af den nuværende, men den rigtige profil til fremtiden.
Stillingsannonce og publicering: Det tager tid at lave en god stillingsannonce, som er fængende og rammer de rette kandidater. Husk også at sælge stillingen og ikke kun stille krav til kandidaten.
Aktivere kandidater og screening: Når du har et godt kandidatfelt, er det tid til at screene. Husk at afklare med dig selv, hvad der er de absolut vigtigste kompetencer og egenskaber.
Første og anden samtale: Så er det tid til at invitere de udvalgte kandidater til samtaler. Jeg vil anbefale at sætte 1,5 time af pr. kandidat for at sikre grundigheden til begge samtalerunder.
Referencetjek, beslutning og afslag: Afslutningsvist skal du trække referencer, danne overblik og samle op på samtalerne. Husk også at give de kandidater, der ikke fik jobbet, et ordentligt afslag.
Forberedelse af onboarding: Efter kontrakten er underskrevet er det tid til at planlægge en god onboarding.
Udover disse steps skal du forvente at sætte tid af til både samtaleforberedelse, kandidatopkald og andre afbrydelser undervejs. Som hovedregel tager det bare længere tid at finde sin nye medarbejder, end man forventer.
En rettesnor, jeg plejer at følge, er, at en god, struktureret og gennemarbejdet rekruttering tager i omegnen af 75-100 timer hen over 6-8 uger.
Brug din tid på det rigtige
Som leder kan det føles naturligt at ville styre hele processen selv. Du kender forretningen, og du ved, hvad du vil have. Men selvom det kan være svært at slippe kontrollen, kan det give god mening at række ud efter kvalificeret hjælp til rekrutteringen. Det kan være, at du har en betroet medarbejder, som kan booke tiden i kalenderen eller kan hjælpe dig med at udarbejde materiale?
Overvej også, om det vil give mening at udlicitere dele af eller hele rekrutteringsprocessen til en rekrutteringspartner – som allerede har finjusteret sin rekrutteringsproces til fingerspidserne. Udover erfaringen med at finde det rette medarbejdermatch har rekrutteringsfirmaer ofte adgang til et større netværk, og de kan derfor præsentere kvalificerede kandidater, som du måske ikke selv kan nå ud til.
Det handler ikke om at slippe tøjlerne, men om at fordele opgaverne klogt. Så kan du nemlig bruge din tid der, hvor du er uerstattelig.
Rekruttering er altså ikke noget, du skal klemme ind. Det er noget, du bør investere i. Og nu ved du hvordan.
