Sådan samarbejder du på afstand

Det er ekstra vigtigt at være til stede, når du ikke kan være det.

I vores forrige artikel fortalte vi om distanceledelse og hvad du skal være opmærksom på i den forbindelse. Men de seneste uger har også stillet store krav til et andet begreb, nemlig distancesamarbejde – og her har alle i virksomheden, medarbejdere såvel som ledere, et stort ansvar for at få brikkerne til falde på plads.

De fleste af os er vant til at samarbejde med nogen, vi også deler fysisk rum med – hvad enten det er et kontor, en produktionshal, en byggeplads eller noget helt fjerde. Men det kan være en udfordring at holde et godt samarbejde kørende, når kontakten er begrænset til f.eks. skærm og online-kommunikation.

Det fysiske møde er vigtigt, fordi vi langt mere præcist kan aflæse hinandens kropssprog, mimik, tonefald og alt det andet, der har betydning for, hvordan vi kommunikerer og dermed samarbejder.

Men det er – heldigvis – ikke umuligt at få tingene til at fungere. Det kræver især tre ting: Aftaler, disciplin og opfølgning.

Én ting er, at man begynder dagen med et videomøde, hvor også chefen deltager. Det er en fin måde at starte dagen på, men undervejs i en arbejdsdag kan det være nødvendigt at tale sammen, også online, med kolleger, som ikke har et lederansvar. Her kommer aftalerne ind i billedet.

For nogle er videomøder en pestilens, der bare skal overstås. For andre en helt naturlig måde at mødes og planlægge, som ovenikøbet gør hverdagen mere smidig. Uanset din tilgang er det vigtigt at være enige om, hvordan et videomøde skal forløbe, hvad formålet er og hvor lang tid det skal vare.

Præcis som på et almindeligt fysisk møde – du skal bare være opmærksom på, at et videomøde generelt ikke bør vare så lang tid som fysiske møder, da det er sværere at holde fokus gennem skærmen i timevis.

Uanset om aftalerne bliver indgået over video, telefon eller mail, er det vigtigt at vide, hvad konklusionerne er. Hvem har ansvaret for næste skridt, hvordan kan andre i teamet bidrage og hvad skal vi hver især forberede til næste mødeseance?

I forhold til at dele fysisk kontor er dette ekstra vigtigt at have på plads, inden I lukker forbindelsen, for netop på afstand er risikoen for at miste informationer betydeligt større.

Læs også: Er du førerhund eller hundefører?

At aftaler indgået på afstand også holder vand, hænger sammen med næste element i rækken: Disciplin.

Her tænker jeg ikke på kadaverdisciplin og kunsten at marchere i takt, men den disciplin, der kommer af respekt for andres tid, respekt for opgaven og respekt for det fælles mål. En disciplin, der helt naturligt fører til selvdisciplin.

Netop ved samarbejde på afstand er det ekstra vigtigt at huske, at man selv er ét tandhjul i hele maskinen, og at man møder op/logger på til aftalt tid, at man har forberedt sig på dagsordenen, og at man mentalt er klar til diskussion og beslutninger. Udtrykket ”at være til stede” er endnu mere vigtigt, når man ikke er til stede sammen.

Det indebærer naturligvis også, at man overholder de deadlines og målsætninger, der bliver aftalt gennem skærmen eller telefonen, og at man – hvis f.eks. en opgave driller og man går i stå – ikke bare slår ud med armene og tænker: Det er vist ikke mit problem.

Man skal huske, at det at samarbejde på afstand er (mindst) lige så forpligtende for fællesskabet som at sidde på samme matrikel. Og at være på afstand af hinanden må aldrig blive en let undskyldning for at dukke nakken og undvige sit ansvar. 

Her kommer tredje element i regnestykket ind: At følge op. Også her handler det om at fordele ansvar og have disciplin. Det skal være klart aftalt, hvem der følger op (og hvor ofte det sker) på opgaverne, og hvilken form opfølgningen skal have.

Her skal det tjekkes, om målsætningen og tidsplanen holder, eller om der er stødt uforudsete forhindringer til. Er der nogle af kollegerne, der slider med at holde engagementet oppe, skal der sættes tid af til at forstå og løse situationen.

Er der andre, der er langt foran, kan de måske overtage opgaver fra andre i teamet, så alle fortsat kan nå over den fælles målstreg som aftalt.

Læs også: Bevar respekten - også når I siger farvel.

At samarbejde på afstand er ikke nødvendigvis nyt, men i disse uger er det ekstra vigtigt at vide, hvordan et sådant samarbejde bedst fungerer.

Det kræver, som tidligere nævnt, en klar og synlig ledelse, men det stiller altså også krav til medarbejderne.

Målsætning og styring er nok lederens ansvar, men det personlige ansvar, disciplinen og viljen til at følge op ligger også hos den enkelte.