HEY! Få nu råbt højt om den tavse viden på arbejdspladsen

Din gode kollega, Ditte fra marketing, er lige taget på tre ugers ferie i Thailand. Dejligt for hende – træls for dig.

Du har nemlig lovet at tage over på hendes faste opgaver i perioden, og det viser sig, at det ikke er helt så ligetil som først antaget. Da du vil logge ind på virksomhedens LinkedIn-profil, opdager du, at du ikke har den opdaterede kode. Da du senere skal sende nyhedsbrevet ud, bliver du opmærksom på, at du ikke kender proceduren – og da du ikke lige kan spørge din kollega hen over skrivebordet som vanligt, ender du med at bruge timevis på at løse opgaven.

Der er tale om et klassisk eksempel, som jeg desværre hører om ofte: I har simpelthen glemt at dække ind på tværs.

Planlæg jer ud af tavsheden

Det har stor værdi for en arbejdsplads at have medarbejdere, der naturligt tager et stort ansvar og løser opgaver selvstændigt – værdien falder dog, når han eller hun pludselig er fraværende, og ingen andre er lært op i vedkommendes opgaver. Og det hænder altså desværre, at kolleger går hen og bliver akut syge, får en fyreseddel, selv siger op – eller måske blot drager mod varmere himmelstrøg i tre uger ligesom Ditte fra marketing.

Det efterlader de øvrige kolleger med en række opgaver, der skal fordeles og løses blandt teamet. Det i sig selv er ikke noget problem, men det kan det hurtigt blive, hvis I praktiserer tavs viden.

I bedste fald bliver opgaverne langt mere omstændige at løse
– i værste fald risikerer I, at noget ryger ned mellem to stole.

Når I skal den tavse viden til livs, så er der flere muligheder. For nogen virker det godt at have en 1’er og 2’er på opgaverne, så der altid er en anden medarbejder, der kan tage over. Løsningen er især ideel ved de mere komplekse opgavetyper, som ikke kan nedfældes i en manual, men kræver en særlig forståelse og indføling. I HumanTrust praktiserer vi dette på mange af vores rekrutteringsprocesser, hvor der både er tæt og løbende kunde- og kandidatkontakt.

En anden type løsning er netop at udarbejde manualer som nævnt ovenfor. Nogle rutinemæssige opgaver kan man fint løse ved at læse. Det kunne eksempelvis være i forhold til at finde rundt i et bestemt IT-system, hvor en detaljeret beskrivelse, kan hjælpe afløseren trinvist igennem.

Er der ikke interne ressourcer til, at en kollega kan tage over på opgaven, så er det selvfølgelig også muligt at betale sig fra det meste. Her kan en hurtig google-søgning pege dig i retning af hjælp, men I kan også spare tid ved at have en liste med mulige samarbejdspartnere liggende.

Mængden af forberedelse skal matche risikovurderingen

Vil det så sige, at alt skal dækkes ind? Det korte svar er nej. Nogle opgaver kræver ikke yderligere introduktion, og i så fald løser I det blot, når tiden kommer. Andre opgaver er kritiske nøgleopgaver, som påvirker forretningen, og det er disse, I skal have en klar plan for.

I alt for mange virksomheder ligger de kritiske opgaver hos et fåtal. Det kan der være mange årsager til, såsom et ønske om fortrolighed, men resultatet er, at I bliver det mere sårbare.

Hvis du kun har én kontaktperson til virksomhedens største kunde, så sætter du dig selv i en sårbar position.

Første step er derfor at blive helt skarpe på, hvad der for jer er absolutte nøgleopgaver, så I på disse kan sørge for at dække tilstrækkeligt ind.

Når først I har styr på nødplanen, så kan du med rette sænke skuldrene velvidende, at forretningen kan køre videre, uanset hvad der venter om hjørnet af fravær, sygdom, opsigelser eller tre dejlige solskinsuger i Thailand.