Stop op, før du genbesætter en ledig stilling

Der er flere kritiske steder i processen, når der skal ansættes.

- Pia fra salgsafdelingen sagde sit job op i formiddag.
- Nå, for pokker. Hvor længe har hun været her – seks år? Har vi mon stadig annoncen liggende, fra dengang vi ansatte hende?
- Ja, den er her.
- Fint. Sørger du for at rette den til og få den afsted hurtigst muligt?

Hvis dette replikskifte kunne finde sted i din virksomhed, så er I godt på vej til at begå en klassisk fejl. Mange gange leder man nemlig automatisk efter en ny Pia, når den nuværende er på vej væk. Men det er en fejl – af (mindst) to grunde:
For det første findes der kun én Pia i hele verden. For det andet er det slet ikke sikkert, Pia ville være den rigtige at ansætte i dag.

En ny begyndelse

De ansatte flytter og udvikler sig i løbet af en ansættelse. Ofte siger vi, at ”man vokser med jobbet”, hvilket selvfølgelig er en god ting. Men indholdet af jobbet og virksomhedens hverdag flytter sig også.

En opsigelse fra en medarbejder er, naturligt nok, en afslutning. Men med til en afslutning hører en ny begyndelse, og som virksomhed skal I se den ledige stol som en pludselig chance til at tænke nyt.

Ingen er perfekt

Uanset hvor populær, Pia har været, skal I som virksomhed også se kritisk på den plads, hun efterlader. Selvfølgelig var der masser af ting, hun var dygtig til – ellers havde I jo ikke ansat hende eller holdt på hende så længe, vel? – men ingen er perfekte; uanset hvor i organisationen, de sidder.

Derfor skal I analysere grundigt: Hvor kunne Pia have fyldt lidt mere? Er der nogle opgaver, der bør flyttes fra hendes bord; nu hvor hun alligevel rejser – eller trænger hele afdelingen til en rokade? Er der nye ideer og opgaver, I har ventet med, fordi de ikke passer ind i strukturen? Og, i et større perspektiv:

Hvor bevæger virksomheden sig hen strategisk – og har vi det rigtige hold til det?

Kort sagt skal I definere opgaven for den nye medarbejder; detaljeret og med udgangspunkt i, at det netop er en ny medarbejder.

Denne opgavedefinition er utroligt vigtig, men som rekrutteringsfirma oplever vi ofte, at firmaerne ikke laver den. Måske fordi man vælger den hurtige løsning, der føles mest sikker, men til gengæld ikke er fremtidssikker.

Hvorfor sagde hun op?

En del af processen, når opgavedefinitionen skal laves, består af selverkendelse – for hvorfor sagde Pia egentlig op? Var hun kørt træt i kollegerne? Var jobbet begyndt at blive for meget rutine og trummerum? Var lønnen for ringe? Var arbejdstiderne for skæve?

Hvis du er villig til at lytte, kan du lære meget af de medarbejdere, der er på vej ud af døren.

En aftrædelsessamtale er ikke just sædvane på danske virksomheder, men måske burde den være det, for her kan du få værdifuld viden om virksomheden. Og hvis der er tale om en dygtig og afholdt kollega, som først og fremmest trænger til ny luft, er det også en god måde at sige pænt farvel på.

Du kan jo aldrig vide, om I får lejlighed til at samarbejde i fremtiden.

Netværk eller ej

Samtidig – når du nu alligevel er ved at redefinere den ledige stilling – skal du gøre dig den tjeneste at have is i maven og søge bredt. Utroligt mange job i Danmark bliver besat via netværk, hvor en kollega, en nabo eller en god ven anbefaler en bestemt person til jobbet.

Det kan godt fungere og er selvfølgelig enkelt, når det virker. Samtidig kan det ofte gå hurtigt og som sådan signalere, at du arbejder effektivt, når der skal ansættes nye folk.
Men du skal være opmærksom på to problemstillinger ved at få anbefalet navngivne personer:

For det første kan det være svært for dig at sige nej til at ansætte vedkommende, for du vil helst bevare dit gode forhold til din kollega, din ven eller din nabo.

Og for det andet: Hvis vedkommende viser sig ikke at være den rigtige, kan det være svært at lempe ham eller hende ud af døren – for du fik jo en anbefaling fra en person, du normalt stoler på.

Sagt på en anden måde: Ved at forlade dig på dit netværk – måske fordi det går en smule hurtigere – risikerer du at sætte objektiviteten over styr. Og det er netop dén, du har brug for, når du skal se på en tom stol på en ny måde.